Indkøbspolitikken tager sit udgangspunkt i kommunens styrelsesvedtægt § 12 , hvorefter Økonomiudvalget fastsætter regler for kommunens indkøbsfunktioner.

Det overordnede formål med Skive Kommunes Indkøbspolitik er at skabe rammerne for: at Skive Kommune som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser efter princippet ”bedst og billigst” – det vil sige på de økonomisk mest fordelagtige betingelser, og det opnås bedst ved:

  • Koordinerende indkøbsaftaler
  • Udbud på flest mulige vare- og tjenesteydelsesområder
  • Decentralt indkøb ved anvendelse af indkøbsaftalerne

Ifm. indkøb og udbud er det også vigtigt, at Kommunen sikrer dialog og åbenhed med markedet. Dette for at udbud gennemføres så optimalt som muligt, og for at virksomhederne er klar til at byde på udbuddene.

Det skal f.eks. fra udbud til udbud vurderes, om det giver mening at opdele udbuddene i mindre delaftaler, således at små og mellemstore virksomheder har bedre mulighed for at byde ind. Derudover er det vigtigt at Kommunen løbende undersøger og afprøver nye udbudsformer f.eks. funktionsudbud, som giver mulighed for at medvirke til innovation og udvikling hos virksomhederne.



3.1 Hvem er omfattet

Indkøbspolitikken gælder for alle kommunens forvaltninger og institutioner og omfatter, udover kommunens egne institutioner, også selvejende institutioner i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster og hvor driften primært er finansieret via tilskud fra Skive Kommune. Altså institutioner der varetager opgaver for Skive Kommune f.eks. pasning og pleje. Indkøbsdispositioner foretages som hovedregel decentralt.

De enkelte forvaltninger og institutioner foretager således selv indkøb og er derfor ansvarlige for, at disse indkøb sker i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik.

3.2 Udbudspligten

I forhold til hvordan udbudspligten skal anskues når der er flere enheder i en ordregivende myndighed er spørgsmålet, hvorledes en decentral enhed kan betragtes som en selvstændig ordregivende myndighed, og hvornår man er i en situation, hvor der tværtimod vil være en forpligtelse til at sammenlægge ensartede - og tidsmæssigt nogenlunde sammenfaldende – kontrakter fra de forskellige enheder.

Hovedreglen er, at Skive Kommune skal ses som én samlet juridisk enhed i udbudsretlig forstand, hvor de forskellige decentrale enheders anskaffelser af ensartede varer og tjenesteydelser skal betragtes samlet. Generelt skal der meget til før en enhed kan betragtes selvstændigt.

Det afhænger af, om den enkelte enhed reelt udgør en separat og selvstændigt handlende enhed, og om myndigheden ved uddelegering vælger ikke at udnytte sin position til at opnå stordriftsfordele.

Det er pt. Ikke juridisk afklaret, hvor meget der skal til for at en enhed kan erklæres for selvstændig. I de tilfælde hvor en enhed erklæres for selvstændig, må Indkøbsafdelingen ikke yde bistand til enheden.

3.3 Hvad er omfattet

Politikken er gældende for indkøb af varer og tjenesteydelser. Ved indkøb forstås i denne forbindelse alle dispositioner, der vil udløse en faktura. Indkøb af varer og tjenesteydelser skal overholde gældende udbudslov.

Indkøb af varer og tjenesteydelser over gældende tærskelværdi for EU-udbud gennemføres oftest som et offentligt udbud eller begrænset udbud. Indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over den gældende tærskelværdi for sociale og andre specifikke tjenesteydelser gennemføres efter en lempelig udbudsprocedure.

Indkøb af varer og tjenesteydelser op til EU’s tærskelværdi, og hvor indkøbet er med klar grænseoverskridende interesse, skal annonceres. Indkøb af varer og tjenesteydelser over 500.000 kr. og op til EU’s tærskelværdi, og hvor indkøbet er uden klar grænseoverskridende interesse, skal indkøbes på markedsmæssige vilkår.

Ved anskaffelse af større engangskøb af varer/tjenesteydelser under 500.000 kr. indhentes som udgangspunkt tilbud fra en begrænset kreds af potentielle tilbudsgivere. Hvor det er praktisk muligt, skal der indhentes tilbud fra mindst to leverandører, der er uafhængige af hinanden, således at der dokumenterbart er opnået det mest fordelagtige tilbud i forbindelse med aftalens indgåelse.

Indkøbsaftaler indgås efter princippet ”det økonomiske mest fordelagtige tilbud”. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på:

  • At opnå de bedst mulige priser som skal ses i sammenhæng med de stillede krav og den tilbudte kvalitet
  • At opnå mindst mulig miljøbelastning
  • At opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser
  • At opnå den bedst mulige service og betalingsbetingelser
  • At sikre udbredelsen af e-handel
  • At skabe en total økonomisk optimering

I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler og dermed reducere udgifterne i kr. og procestid skal følgende sikres:

  • At Skive Kommune optræder som én kunde og dermed opnår stordriftsfordele
  • At de indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske – det vil sige at de skal anvendes af alle decentrale enheder
  • At antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering
  • At det sikres, at de decentrale enheder ikke køber produkter af en bedre kvalitet end nødvendigt – tilstrækkelighedsprincippet


5.1 Overholdelse af gældende udbudslov

De økonomiske ressourcer skal, for den enkelte afdeling og kommunen som helhed, forvaltes bedst muligt, hvilket indebærer at kommunens samlede indkøb på tværs af forvaltninger, afdelinger og/eller institutioner koordineres. Indkøbsaftaler indgås på baggrund af udbud afholdt i henhold til udbudsloven. Tærskelværdierne fremgår af www.udbudsportalen.dk.

Indkøbsaftaler indgås som hovedregel for en 4-årig periode (inklusiv optionsperioder) og som hovedregel med én leverandør pr. aftale/delaftale. Hvor det er formålstjenligt, indgås aftaler med flere leverandører pr. aftale/delaftale og/eller med en længere/kortere løbetid. Vurderingen tager udgangspunkt i udbudsform, varetype, konsekvenser i forbindelse med den daglige tildeling, økonomiske og servicemæssige betingelser.

5.2 Igangsætning af udbud

Den enkelte afdeling, institution eller forvaltning er ansvarlig for at indkøb sker i overensstemmelse med den vedtagne indkøbspolitik. I tilfælde hvor der ikke allerede foreligger en indkøbsaftale tages der initiativ til udarbejdelse af et udbud (eget eller tildeling via Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI-aftale) eller Finansministeriet (FM-aftale).

For varer og tjenesteydelser der anvendes af flere forvaltninger har Indkøbsafdelingen initiativpligten til igangsætning af udbud. I aftaler åbnes der op for køb via delydelsesreglen (Udbudslovens § 8, stk. 2. Delydelsesreglen giver mulighed for, at institutioner mv. kan anskaffe mindre dele af et samlet indkøb direkte, dvs. uden nyt udbud, så længe en række forhold er overholdt. Delydelsesreglen vil blive benyttet f.eks. i forhold til de undtagne indkøb under punkt 5.6.

5.3 Kommunale indkøbssamarbejder

Ved nogle anskaffelser kan kommunen med fordel afløfte deres udbudspligt ved at foretage indkøbene sammen med andre kommuner.

Skive Kommune er en del af det formaliserede fælleskommunale indkøbssamarbejde Jysk FællesIndkøb, som foruden Skive Kommune består af 8 andre kommuner. Samarbejdets primære formål er at:

  • Få mængden af udbud forøget i forhold til hvis kommunen udbyder alene
  • Sikre stordriftsfordele ved at samle volumen samt standardisere, og derved opnå bedre priser og vilkår
  • Opnå en effektivisering og dermed tidsbesparelse i forbindelse med udarbejdelse af udbud


Der udover er erfaringsudveksling, gensidig kompetenceudvikling og tværkommunal sparring et vigtigt formål. Kommunerne i Jysk FællesIndkøb er i henhold til samarbejdsaftalen forpligtet til at deltage i flest mulige udbud, samt til at afholde et antal udbud årligt på vegne af de øvrige kommuner. I forbindelse med afholdelse af udbud på vegne af Jysk FællesIndkøb er den kommune som er tovholder for udbuddet ansvarlig for gennemførelsen.

Skive Kommune tilsluttede sig samarbejdet pr. 1. januar 2007 i henhold til en beslutning i det daværende Sammenlægningsudvalg.

5.4 Tilslutning til forpligtende udbud via KL/SKI

Med økonomiaftalen for 2012 har regeringen og KL aftalt, at der fremadrettet skal etableres og udbydes en række koordinerende og forpligtende indkøbsaftaler på tværs af kommunerne i Danmark. Formålet er at indhente indkøbseffektiviseringer via forpligtelse og større volumer. Skive Kommunes Økonomiudvalg besluttede i oktober 2011, at Kommunen som hovedregel tilsluttes de forpligtende udbud via KL/SKI.

5.5 Brugergrupper

I forbindelse med udbud af varer og tjenesteydelser etableres ad-hoc brugergrupper. Disse grupper sikrer den fornødne brugerinddragelse, og de indestår endvidere for de faglige krav og det kvalitative indhold i beskrivelsen af de varer og tjenesteydelser, som Skive Kommune udbyder. Samarbejdet om indgåelse/udbud af indkøbsaftaler vedr. varer og tjenesteydelser foregår mellem nedsatte bruger-/arbejdsgrupper og Indkøbsafdelingen, med sidstnævnte som endelig ansvarlig for indkøbsaftalerne.

Ved udbud i Jysk FællesIndkøb deltager ligeledes repræsentanter fra Skive Kommune i hele udbudsprocessen, lige fra afgrænsning af udbuddet til valg af leverandør, hvis det anses for relevant. I forbindelse med udbud af hjælpemidler, skal Handicaprådet og eventuelt Ældrerådet høres i henhold til Servicelovens § 112.

5.6 Obligatoriske aftaler

Aftalerne i indkøbssystemet er som hovedregel obligatoriske, hvorfor alternative leverandører ikke må anvendes.

Undtagen er, jævnfør punkt 5.2, indkøb med terapeutiske formål, akutte enkelt indkøb samt, at en forvaltning/institution i visse tilfælde kan indkøbe en vare/tjenesteydelse hos en anden leverandør end hos den leverandør som kommunen har indkøbsaftale med, såfremt dette tilbud er billigere. Sagt på en anden måde, at tilbuddet er bedre målt efter de samme kriterier som ved udbuddet.

Attraktive tilbud fra alternative leverandører skal altid videreformidles til Indkøbsafdelingen med henblik på benchmarking og evt. revurdering af udbud.

5.7 Fortrolighed

Normalt bør der herske åbenhed i forhold til kommunens samarbejdspartnere, men hvor forholdene taler for det, skal fortrolighed iagttages. Dette indebærer, at hverken Skive Kommunes medarbejdere eller leverandører må videregive informationer om kommunens indkøbsaftaler til udenforstående.

Skive Kommune er imidlertid omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt.

5.8 Elektronisk handel

Som led i digitaliseringen prioriterer Skive Kommune samhandel med leverandører, der kan håndtere elektronisk varebestilling.

E-handelsløsningen benyttes både som informationsværktøj ud til kommunens institutioner og afdelinger, samt til bestilling. Her sikrer den decentrale indkøber, at der købes ind hos den rigtige leverandør indenfor vareområdet, ser aftalepriser og betingelser, samt oplever det automatiske betalingsflow i forbindelse med indkøbet.

Anvendelse af kommunens e-handelsløsning er obligatorisk for kommunens indkøbere ved bestilling af katalogvarer. Manglende brug af det elektroniske indkøbssystem kan ud fra et effektiviseringshensyn kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke forefindes som en katalogvare, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra.

Det er Skive Kommunes mål at minimere miljøbelastningen i relation til kommunens forbrug af varer og tjenesteydelser. Ved ethvert udbud medtages derfor miljøkrav og ønsker i nødvendigt og relevant omfang. Disse krav og ønsker indgår sammen med øvrige krav i en helhedsvurdering. Miljøbelastende produkter erstattes i muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter (substitution). I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer (brugere, personale) og til materialer (inventar, overflader, beklædning, apparatur m.v.).

6.1 Arbejdsmiljø

Arbejdsmiljøet skal være sundt og sikkert og skabe tryghed for medarbejderne, hvorfor der ved ethvert indkøb skal tages hensyn til de arbejdsmiljømæssige konsekvenser samt MED-udvalgene skal inddrages i indkøbene efter behov. Når udbud har personalemæssige konsekvenser prioriteres involvering af MED-systemet altid.

6.2 Miljørigtige produkter

Ved valg af leverandører lægges vægt på, at der kan vælges produkter, der opfylder kravene til én af de offentligt kontrollerede miljømærkeordninger eller produkter som lever op til kriterierne dertil. Ved indkøb af levnedsmidler vælges så vidt muligt økologiske produkter. Det forudsættes, at en eventuel merpris ikke er urimelig.

Ved indkøb af varer med kemikalier, stilles der altid krav om medfølgende datablade. På grund af Skive Kommunes titel som Klimakommune, tages der løbende stilling til energibesparende foranstaltninger og strammere miljøkrav. Indtil videre er det besluttet, at ved indkøb af energiforbrugende produkter stilles således de samme krav til produkternes energiforbrug, som Energistyrelsen stiller i deres indkøbsvejledninger.



Der henvises til notatet omkring arbejdsklausuler, som senest er godkendt i Byrådet den 27. oktober 2015.

Indkøbsafdelingen er en stabsfunktion, der har til opgave at administrere efter den gældende indkøbspolitik og sørge for at politikken efterleves.

Indkøbsafdelingen er ansvarlig for at koordinere, udbyde og indgå indkøbsaftaler vedrørende alle indkøb af varer og tjenesteydelser som går på tværs af kommunens forvaltninger, i samarbejde med de respektive forvaltninger, afdelinger, institutioner m.v. 

Indkøbsafdelingen er endvidere ansvarlig for, at de tværgående indkøbsaftaler vedrørende varer og tjenesteydelser bliver formidlet til de decentrale indkøbere via kommunens elektroniske e-handelsløsning, samt står for løbende oplæring af de decentrale indkøbere i indholdet af indkøbsaftaler samt brug af e-handelsløsningen.

Indkøbsafdelingen varetager/bistår, inden for de ressourcer der er til rådighed, afdelinger, institutioner og forvaltninger med udarbejdelse af udbudsmateriale. Indkøbsafdelingen virker – med bistand fra / i samråd med kommunens juridiske afdeling - som institutioner/afdelingers rådgivere med hensyn til gældende regler om udbud. Med baggrund i Indkøbspolitikken udarbejder Indkøbsafdelingen retningslinjer for den daglige administration. Retningslinjerne godkendes i direktionen.

Skive kommune indgår aftaler med de mest konkurrencedygtige udbydere på markedet. Skive Kommune ønsker at signalere dialog og åbenhed omkring udbud med leverandørerne, samt signalere, at der er fokus på alle typer/størrelser af leverandører.

Dette sker blandt andet ved:

  • At publicere pjece ”Hvad skal du som leverandør til Skive Kommune vide” som blandt andet formidles via SET og er tilgængelig på kommunens hjemmeside
  • At Indkøbsafdelingen offentliggør den forventede udbudsplan for det kommende år på kommunens hjemmeside
  • At leverandører på kommunens hjemmeside kan abonnere på aktuelle udbud og få tilsendt en mail, hver gang Kommunen offentliggør et udbud
  • Jævnfør resultatkontrakten med SET, at SET løbende formidler informationer til virksomheder om kommunens udbud f.eks. via deres nyhedsbreve. Endvidere afvikler SET en række kurser årligt, hvor temaet f.eks. relaterer sig til udbud
  • Afvikling af status/dialogmøder med nuværende og/eller potentielle leverandører forinden igangsætning af udbudNår det skønnes formålstjenstlig opdeling af udbud i mindre dele eller opdeling i geografiske delområder, jf. udbudslovens mulighed for indgåelse af delaftaler.
  • Obligatorisk annoncering af EU- udbud på kommunens hjemmeside og i EU-Tidende
  • Som en speciel service overfor potentielle lokale leverandører i forbindelse med offentliggørelse af udbud, annonceres desuden i den lokale presse
Der skal ved ethvert tilbud medfølge en erklæring om hvorvidt leverandøren har ubetalt, forfalden gæld til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger jf. §135 stk. 3. Som hovedregel accepteres ikke tilbud fra leverandører som har gæld på 100.000 kr. eller derover.

Leasing til anlægsformål skal godkendes af byrådet. Leasing eller anden langtidsleje samt afbetalingskøb kan kun i hvert enkelt tilfælde aftales efter forudgående godkendelse af forvaltningsdirektøren og/eller økonomiudvalget. Forud for en eventuel godkendelse forelægges aftaleudkastet Budget- og regnskabsafdelingen til udtalelse og registrering.

Skive Kommunes indkøbsaftaler må ikke anvendes til privat brug. Der er ligeledes ingen, der normalt må modtage gaver fra eksisterende eller potentielle leverandører, medmindre der er tale om reklamegaver/jubilæumsgaver/julegaver.

Sidst opdateret

31.12.2020

Ansvarlig redaktør

I​ndkøb

Mail: indkoeb@skivekommune.dk

Telefon: 9915 5500