Indkøbs- og udbudspolitik

Et øget fokus på bæredygtighed

I Skive Kommune vil vi have et øget fokus på at være ansvarlige og bæredygtige, når det købes ind og gennemføres udbud. Vi vil understøtte leverandørerne i at blive mere bæredygtige, for eksempel ved at stille krav til dem, men også ved at arbejde med at minimere antallet af kommunens ordrer, herunder små ordrer, og se på muligheder for at begrænse leveringsdage. I anlægsfasen vil der for eksempel kunne stilles krav til affaldshåndtering og ressourceforbrug.

Vi vil løbende vurdere og beslutte, hvilke krav der skal sættes til miljø og bæredygtighed. For eksempel ved at skele til FN´s verdensmål og andre ”bæredygtige” kommuner. Og udfordre den traditionelle indkøbsproces ved at overveje, om der kan indkøbes anderledes, eller måske mindre (tilstrækkelighedsprincippet), end tidligere.

Den grønne omstilling

Skive Kommune har i mange år været en grøn kommune og en af landets klimakommuner. For eksempel kører en stor del af vognparken på fossilfrie brændstoffer.

Vi har en målsætning om at være selvforsynende med vedvarende energi i 2029. Med deltagelsen i ”DK2020 for hele Danmark” udbygger Skive Kommune sit ambitiøse arbejde med den grønne omstilling, og tilpasser samtidig vores indsatser til regeringens målsætning om blandt andet en CO2-reduktion på 70% i 2030. Deltagelse i det tværkommunale projekt DK2020 betyder også, at vi forpligter os til at udvikle lokale klimahandlingsplaner, der lever op til Parisaftalens målsætninger om CO2-neutralitet i 2050.

Som hovedregel ønsker Skive Kommune at opføre nyt byggeri som lavenergibyggeri i højeste energiklasse. Der kan dog være tale om byggeri, hvor det ud fra en konkret vurdering af byggeriets karakter og under hensyntagen til byggeriets totaløkonomi, ikke er hensigtsmæssigt at efterleve ovennævnte hovedregel.

Anvendelse af miljøvenlige/ miljømærkede varer

Skive Kommune vil anskaffe så mange miljøvenlige/miljømærkede varer som muligt, hvis det er muligt indenfor de afsatte budgetmidler. For eksempel svanemærkede varer, eller varer som lever op til mærkningen. Mærkningerne sikrer blandt andet god kvalitet og krav til varens miljøbelastning, både ved produktion og forbrug, samt et godt arbejdsmiljø for medarbejderne som benytter dem. Der foretages en konkret vurdering løbende, når der gennemføres udbud og/eller foretages indkøb.

Vi skal hele tiden holde øje med hvad der sker i markedet og lære/lytte til andres erfaringer, for eksempel Partnerskabet for offentlige grønne indkøb, de andre kommuner i vores indkøbsfællesskab Jysk Fællesindkøb, SKI og KL.

Socialt ansvar gennem indkøb

I Skive Kommune tager vi et socialt ansvar ved at stille krav til vores leverandører.

Dette gør vi ved altid at sikre, at de gældende politiske beslutninger om socialt ansvar overholdes. For eksempel ved at stille krav om overholdelse af kommunens gældende arbejdsklausuler samt ILO-konventioner, der sikrer ordentlige løn- og ansættelsesvilkår.

Socialt ansvar er vigtigt. Vi benytter derfor arbejdsklausuler og ILO-konventioner aktivt.

Som offentlig myndighed har vi et ansvar for at forvalte borgernes penge bedst muligt efter princippet ”bedst og billigst”, og vi skal have fokus på at sikre en professionel og effektiv indkøbsorganisation.

Stordriftsfordele skal være med til at sikre økonomisk bæredygtige indkøb

I Skive Kommune skal vi have fokus på at udnytte stordriftsfordele, ved at fremstå som én kunde overfor leverandørerne, udbyde obligatoriske aftaler og foretage fælles indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser sammen med andre.

Vi kan ved at efterspørge bæredygtige varer og tjenesteydelser være med til at modne markederne, og samtidig påvirke priserne i en nedadgående retning.

Standardisering og compliance skal være med til at sikre gevinster

I Skive Kommune er der allerede opnået mange gevinster ved at have fokus på effektive indkøb, og der er flere gevinster at hente. Effektive indkøb handler om indkøbsadfærd, at købe ind på de rigtige vilkår, at sikre en god pris for en vare/ydelse, minimere de omkostninger som er forbundet med indkøbet (lige fra bestilling til betaling af en faktura) og ikke mindst compliance (aftaleloyalitet).

Vi vil opnå gevinster via standardisering, herunder ved at købe standardvarer ind via fælles bestillingslister. Vi tror på at der er uudnyttede potentialer, særligt på de indkøbsområder som ikke har været dækket af en aftale endnu, og vi vil derfor arbejde på at indgå så mange fælles aftaler som muligt.

Samtidig skal der være et øget fokus på compliance (aftaleloyalitet). Et indkøb på en obligatorisk aftale er aftaleloyalt, når indkøbet er foretaget hos vores aftaleleverandør, og når produktet er omfattet af aftalen.    

De data som vi har tilgængelige skal hjælpe os med at danne overblikket, så vi sikrer en professionel og strategisk tilgang til arbejdet med udbud og indkøb. For eksempel til at finde uudnyttede potentialer.

Indkøbsanalysesystemet hjælper os med at danne overblikket, og giver alle ledere mulighed for at se deres specifikke ledelsesrapport i forhold til compliance og indkøbsadfærd.

Når vi udbyder bygge- og anlægsopgaver har vi fokus på at efterspørge de standarder som der findes i forhold til bæredygtighed. 

Dialog og samarbejder er vigtigt

I forbindelse med indkøb og udbud er det vigtigt, at vi sikrer dialog og åbenhed med markedet. Dette for at udbud gennemføres så optimalt som muligt, og for at virksomhederne er klar til at byde på udbuddene. Men også for at sikre, at vi hele tiden køber så smart og effektivt ind som muligt.

I forbindelse med markedsdialogen har vi fokus på hvordan og om de små- og mellemstore virksomheder, kan byde ind. Herunder lokale virksomheder. Vi vil gerne handle og samarbejde med de lokale virksomheder, men indkøbene skal ske på konkurrencedygtige og objektive vilkår. De lokale virksomheder skal derfor konkurrere med andre virksomheder på lige vilkår. Det er ikke lovligt at lægge vægt på, at en virksomhed er lokal, men det afdækkes ud fra markedsdialogen, hvorvidt der er mulighed for, at lokale virksomheder kan byde ind, eksempelvis ved at vurdere på, om det giver mening at opdele et udbud. Tilrettelæggelsen af udbud, skal altid foretages ud fra principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Vi indgår aftaler med de mest konkurrencedygtige udbydere på markedet. Vi ønsker at signalere dialog og åbenhed omkring vores udbud, sat at der er fokus på alle typer/ størrelser af virksomheder.     

Et særligt samarbejde med Business Skive

I Skive Kommune har vi som sagt et særligt fokus på hvad vi kan gøre for at udvikle vores indkøb, samt fokus på, at de lokale virksomheder er informeret om vores udbud. I samarbejde med Business Skive har vi blandt andet besluttet følgende:

• Publicering af den årlige udbudsplan for varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver på skive.dk
• Alle EU-udbud af varer og tjenesteydelser annonceres på skive.dk, og i den lokale presse
• Virksomheder kan på kommunens hjemmeside abonnere på aktuelle udbud, og få tilsendt en mail, hver gang Kommunen offentliggør et udbud
• Oprettelse af håndværkerliste
• Vi indgår frivillige aftaler for varer og tjenesteydelser hvis vi ikke har en udbudspligt
• Vi afholder informations- og dialogmøder efter behov og gerne årligt for virksomhederne
• Business Skive afholder kurser om udbud efter behov, og formidler alle udbud via nyhedsbreve
• Business Skive klædes løbende på til at kunne vejlede om indkøb og udbud, som kan bidrage til understøttelse af virksomheders vækst

Vi har oprettet en håndværkerliste som det er muligt for alle virksomheder at tilmelde sig.

Samarbejder med andre offentlige myndigheder

I Skive Kommune samarbejder vi meget gerne med andre, når det giver mening.

Vi er en del af det formaliserede fælleskommunale indkøbssamarbejde Jysk FællesIndkøb, som foruden Skive Kommune består af 7 andre kommuner. Vi tilsluttede os samarbejdet pr. 1. januar 2007 i henhold til en beslutning i det daværende Sammenlægningsudvalg.

Kommunerne i Jysk Fællesindkøb er i henhold til samarbejdsaftalen forpligtet til at deltage i flest mulige udbud, sat til at afholde et antal udbud årligt på vegne af de øvrige kommuner. Derudover er erfaringsudveksling, gensidig kompetenceudvikling og tværkommunal sparring et vigtigt formål.

Vi samarbejder også med KL/SKI omkring fælles udbud. Beslutningen er truffet på baggrund af økonomiaftalen for 2012, hvor regeringen og KL aftalte, at der fremadrettet skulle etableres og udbydes en række koordinerende og forpligtende indkøbsaftaler på tværs af kommunerne i Danmark. Formålet er at indhente indkøbseffektiviseringer via forpligtelse og større volumener. Skive Kommunes Økonomiudvalg besluttede i oktober 2011, at Kommunen som hovedregel tilsluttes de forpligtende udbud via KL/SKI.

E- handel understøtter effektive og bæredygtige indkøb

Når vi taler om effektive indkøb i Skive Kommune, så drejer det sig ikke nødvendigvis kun om at få en vare til den bedste/billigste pris. Det drejer sig også om at foretage det bedste indkøb, måske et miljømærket indkøb, og at indkøbet er foretaget så effektivt som muligt, lige fra bestilling til betaling af fakturaen.

Derfor har vi besluttet, at alle indkøb som kan e-handles skal e-handles via vores indkøbssystem.

E-handel er med til at reducere fejl i bestillinger og faktureringer, og minimerer omkostninger til betalingerne i forhold til en manuel betaling. E-handel kan bidrage til at sikre compliance på aftalerne og skabe overblik, for eksempel over indkøbsmønstre som ordrestørrelser og vaner. E-handel kan også synliggøre miljømærker, og derved fremme bæredygtige indkøb.

Vi har besluttet, at der fremadrettet skal udarbejdes en række fælles bestillings-lister i indkøbssystemet. Bestillingslisterne skal som hovedregel benyttes, og kan understøtte effektive og bæredygtige indkøb.

Udbudssystemet hjælper os ved EU- udbud og tilbudsindhentninger

Vi skal også være effektive når vi gennemfører vores EU-udbud og tilbudsindhentninger af bygge- og anlægsopgaver. Derfor benytter vi et elektronisk udbudssystem, da det bidrager til en enkel håndtering af processen omkring udbuddet, for eksempel med mulighed for genbrug af skabeloner, og ikke mindst fordi, at systemet bidrager til gennemsigtighed og ligebehandling i hele processen både for os og for virksomhederne.

Indkøbssystemet kan understøtte bæredygtige indkøb ved at systemet sættes op til at samle ordrer og kun afsende ordrer 1-2 gange ugentlig.