Det er afgørende, at medarbejderne journaliserer observationer og samtaler i fagsystemet. Når en medarbejder har mistanke om, at en borger er udsat for vold, skal der derfor laves et notat i fagsystemet. Notatet skal kort beskrive, hvad der har givet anledning til mistanken, hvordan samtalen med borger om emnet er forløbet, og hvordan der er handlet i sagen. Det er yderst vigtigt at kunne finde tilbage til disse mistanker og kunne dokumentere, hvordan der er handlet, hvis en sag udvikler sig, eller der kommer en henvendelse fra en anden afdeling, der også har en mistanke om, at en konkret borger er udsat for vold. Dokumentation sikrer videndelen og samlet overblik over en sag. I de situationer, hvor koordinationsgruppen i fællesskab beslutter, at der er brug for handling som følge af mistanken om vold, oprettes en sag i det fælles dokumentsystem, hvor referater fra møder i koordinationsgruppen og notater vedr. handlinger direkte afledt af gruppens beslutninger kan samles. Af hensyn til tavshedspligten, er det vigtigt, at adgangen til denne sag er så begrænset som muligt, og at der i sagen kun dokumenteres oplysninger, der er umiddelbart relevante for mistanken om vold.